Conditions Générales de Vente

Dernière mise à jour : Janvier 2026

Ce document s’applique aux pharmacies souscrivant au service PharmaFILE. Contrat B2B – Pas de droit de rétractation.

Article 1 – Définitions et champ d’application

1.1. Définitions
  • « Prestataire » : PharmaFILE SAS, société éditrice du service
  • « Client » : Pharmacie d’officine souscrivant au service
  • « Service » : Ensemble des solutions numériques, logiciels, équipements et prestations commercialisés par PharmaFILE, selon l’offre ou le contrat souscrit par le Client.
  • « Utilisateur final » : Patient utilisant l’application mobile
1.2. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente régissent les relations contractuelles entre PharmaFile et ses Clients dans le cadre de la commercialisation de ses solutions numériques, équipements et prestations associées.

1.3. Acceptation

Toute souscription au service implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le Client reconnaît avoir pris connaissance des CGV avant la signature du contrat.

1.4. Contrat B2B

Le présent contrat est conclu entre professionnels. À ce titre, le Client ne bénéficie pas du droit de rétractation de 14 jours prévu par le Code de la consommation.

Article 2 – Description du service

2.1. Service de base

PharmaFILE propose des solutions numériques et des services destinés aux professionnels de la pharmacie, notamment :

  • Des logiciels et services accessibles par abonnement (SaaS).
  • Des fonctionnalités permettant d’optimiser l’organisation de l’officine, le parcours patient et la communication.
  • Des équipements et matériels complémentaires, proposés à l’achat ou à la location.
  • Des prestations d’installation, de configuration, de maintenance, d’accompagnement ou tout autre service associé.

Les fonctionnalités, équipements, prestations et conditions applicables sont définis dans l’offre commerciale, le récapitulatif de souscription, le devis ou le bon de commande accepté par le Client.

2.2. Matériel fourni

Le Prestataire fournit au Client :

  • QR code personnalisé (format digital)
  • Affiches A4 imprimables (PDF)
  • Les bornes et autres équipements physiques peuvent être vendus ou loués séparément.
2.3. Services optionnels

Des services additionnels pourront être proposés ultérieurement :

  • Services d’analyse complémentaires
  • Fonctionnalités avancées
  • Modules d’intégration (LGO)
  • Options de personnalisation

Ces services feront l’objet d’une tarification distincte.

2.4. Évolution du service

PharmaFILE se réserve le droit de faire évoluer le service (ajout/modification/suppression de fonctionnalités, intégration de contenus promotionnels) sans préavis. La poursuite de l’utilisation vaut acceptation des modifications.

Article 3 – Tarifs et conditions financières

Facturation trimestrielle

3.1. Prix de l’abonnement

PharmaFILE propose différentes formules d’abonnement, ainsi que des équipements et prestations complémentaires.

Les tarifs des abonnements sont ceux présentés sur le site officiel www.pharmafile.fr ou dans une proposition commerciale personnalisée.

Certains services, équipements (notamment les bornes interactives), installations, locations ou prestations spécifiques peuvent faire l’objet d’un devis distinct.

Les prix, réductions éventuelles, modalités de paiement et conditions particulières applicables sont précisés lors de la souscription ou dans le devis accepté par le Client.

En cas de devis personnalisé accepté, les conditions particulières convenues prévalent sur les conditions tarifaires générales pour les prestations concernées.

Les équipements et prestations complémentaires sont facturés séparément, sauf mention contraire dans l’offre ou le devis accepté.

Toute évolution des tarifs publics ne modifie pas automatiquement les conditions financières des contrats déjà conclus, sous réserve des clauses de révision contractuelle applicables.

Les prix sont exprimés hors taxes (HT), sauf indication contraire.

3.2. Période d’essai gratuite

🎁 Le premier mois est offert ! La période d’essai de 30 jours démarre à la date d’activation du service. Elle est sans engagement.

3.3. Mode de paiement

Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA :

  • Fréquence : Trimestrielle
  • Premier prélèvement : J+31 après activation (après la période d’essai)
  • Prélèvements suivants : Tous les 3 mois à date anniversaire
3.4. Révision des prix

Le Prestataire se réserve le droit de réviser ses tarifs une fois par an. Le Client sera informé par email au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des nouveaux tarifs.

3.5. Retard de paiement

En cas de retard de paiement :

  • Pénalités de retard : 3 fois le taux d’intérêt légal
  • Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 €
  • Suspension possible du service après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours

Article 4 – Durée et résiliation

4.1. Durée

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, avec une période minimale d’engagement correspondant au trimestre en cours.

4.2. Résiliation par le Client

📅 Préavis de 30 jours requis

La résiliation prend effet à la fin du trimestre en cours contenant la date d’expiration du préavis.

La demande de résiliation doit être envoyée par email à resiliation@pharmafile.fr.

4.3. Résiliation par le Prestataire

Le Prestataire peut résilier le contrat de plein droit en cas de :

  • Non-paiement après mise en demeure
  • Utilisation frauduleuse du service
  • Manquement grave aux obligations contractuelles
4.4. Effets de la résiliation
  • Désactivation du service
  • Export des données sur demande (sous 30 jours)
  • Suppression définitive des données après 30 jours
  • Aucun remboursement des sommes déjà prélevées

Article 5 – Obligations des parties

5.1. Obligations du Prestataire
  • Fournir le service conformément à sa description
  • Assurer une disponibilité de 99% mensuelle (hors maintenance)
  • Fournir un support technique par email sous 24h ouvrées
  • Protéger les données conformément au RGPD
  • Informer le Client des maintenances planifiées (48h à l’avance)
5.2. Obligations du Client
  • Disposer d’une connexion internet stable
  • Utiliser le service conformément à sa destination
  • S’acquitter des paiements aux échéances prévues
  • Informer le Prestataire de tout dysfonctionnement
  • Former son personnel à l’utilisation du service

Article 6 – Protection des données

6.1. Responsabilité du traitement
  • Le Client est responsable du traitement des données de ses patients
  • Le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD
6.2. Données collectées

Les données traitées par PharmaFILE varient selon les fonctionnalités utilisées et peuvent notamment comprendre :

  • Les informations nécessaires à la gestion de l’attente et des tickets.
  • Les données nécessaires à la transmission et au suivi des ordonnances, y compris des données personnelles de santé.
  • Les informations nécessaires à la gestion des comptes professionnels et au fonctionnement des services.

Les données sont traitées selon les finalités et conditions définies dans la politique de confidentialité et les accords de traitement des données applicables.

6.3. Durée de conservation

Les données de tickets sont supprimées automatiquement après 30 jours.

6.4. Sécurité
  • Hébergement sur serveurs sécurisés en Europe
  • Chiffrement des données en transit (HTTPS/SSL)
  • Pas de vente ni partage des données avec des tiers

Pour plus de détails, consultez notre Politique de Confidentialité.

Article 7 – Propriété intellectuelle

Le service PharmaFILE (code, interface, fonctionnalités, documentation) reste la propriété exclusive du Prestataire.

Le Client bénéficie d’une licence d’utilisation non exclusive, non cessible, limitée à la durée du contrat.

Interdictions
  • Copier ou reproduire le service
  • Procéder à de la rétro-ingénierie
  • Céder ou louer ses droits d’utilisation

Article 8 – Limitation de responsabilité

8.1. Exclusions

Le Prestataire ne saurait être responsable :

  • Des interruptions pour maintenance planifiée
  • Des dysfonctionnements liés à l’infrastructure du Client
  • Des dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, etc.)
  • Des cas de force majeure
8.2. Plafond d’indemnisation

En tout état de cause, la responsabilité du Prestataire est limitée au montant des sommes versées par le Client au cours des 12 derniers mois.

Article 9 – Référence commerciale

Le Client autorise le Prestataire à :

  • Mentionner son nom et logo comme client référence
  • Solliciter des témoignages (vidéo, écrit, avis en ligne)

Le Client reste libre de refuser ces sollicitations au cas par cas.

Article 10 – Dispositions générales

10.1. Intégralité

Les présentes CGV constituent l’intégralité de l’accord entre les parties.

Les devis, bons de commande et conditions particulières acceptés 

font partie des documents contractuels.

10.2. Nullité partielle

Si une clause est déclarée nulle, les autres clauses conservent leur plein effet.

10.3. Cession

Le Prestataire peut céder le contrat à un tiers en cas de vente de la société. Le Client en sera informé.

10.4. Loi applicable

Le contrat est régi par le droit français. Tout litige sera soumis aux tribunaux de commerce de Paris.

Article 11 – Contact

PharmaFILE SAS